Documentación propia de la venta de productos y servicios

Introducción

Las relaciones comerciales normalmente entrañan cierta inseguridad para ambas partes, tanto para el que compra para el que vende.

2 Documentos comerciales

Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los se deja constancia de las operaciones que se realiza en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas generalizados y las disposiciones de la ley.

En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una terminada operación, ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial.

Permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Por lo tanto:

·         Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.

·         Constituyen también el elemento fundamental para la contabilidad de dichas operaciones.

·         Permiten el control de las operaciones prácticas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

2.1 Documentación de los clientes: fichas y documentos en información del cliente en general.

El vendedor necesita trabajar con un tipo de documentos que son los que le permiten realizar  su trabajo ante al cliente.

Ficha de cliente

Se trata de una ficha en la que el vendedor recoge los datos más importantes de sus clientes.

Algunas de los campos a considerar en esta ficha son:

·         Nombre del cliente

·         Dirección del cliente

·         Persona de contacto

·         Análisis del cliente

·         Ratios oportunos

·         Forma de pago del cliente

2.2 Documentación de los productos y servicio: catálogos, folletos, publipromociones y otros

Facilitara la venta y hará que aumenten nuestras transacciones comerciales

Algunos de los documentos de este tipo son:

Documentación técnica:

Son fundamentales para productos industriales o de consumo, pero que incorporan tecnología.

Documentación  publicitaria:

Folletos, catálogos de información sobre el producto, y cualquier tipo de documentación publicitaria ayudara al vendedor en el proceso de venta y reforzara el convencimiento del cliente.

Folleto

Un folleto es un impreso de varias hojas que sirven como instrumento divulgativo o publicitario.

Es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto, o servicio.

Para la confección efectiva de un folleto publicitario, se recomienda:

·         Imprimir títulos y subtítulos claros y atractivos.

·         Realizar argumentación completa

·         Acompañar el texto y las fotografías con diagramas o dibujos.

·         Realizar un recorrido lógico por los diferentes productos y argumentaciones.

Díptico

Un díptico comercial es un impreso formado por un lámina de papel o cartulina que se doblan en dos partes.

Tríptico

Un tríptico es un impreso formado por un a lamina de papel o cartulina que se dobla en tres partes. También se distribuye por medio de buzoneo o se coloca sobre los mostradores de venta, o en muebles expositores.

Catalogo

El catalogo es un publicación empresarial cuyo fin es la promoción de los productos o servicios que una compañía ofrece.

Los catálogos son la oportunidad para que se presente la empresa ante el público con los de sus edificios, direcciones, teléfonos, correo electrónico.

Documentación mercantil

La finalidad que persigue el vendedor es el venta del producto, y para formalizar esta es necesaria  disponer de la documentación que permita cerrar la venta en el momento adecuado.

Así pues, la documentación mercantil que va a permitir al vendedor completar la venta es:

 Contratos de compraventa

Hojas de pedido

2.3 Documentación de pago: cheques, pagares, transferencias, y letras

La empresa para desarrollar su actividad empresarial necesita productos o servicios que debe adquirir y posteriormente pagar.

Además del pago en metálico, la empresa cuanta con otras muchas posibilidades.

El cheque deberá contener:

·         Denominación

·         Cantidad

·         Lugar de pago

·         Fecha y lugar de emisión

·         Firma del librador

¿Qué tipo de cheques Hay?

·         Cheque conformado: el banco garantiza la autenticidad de la firma.

·         Cheque cruzado: puede ser abonado mediante ingreso en la cuenta del beneficiario.

·         Nominativos: una persona determinada, donde se identifica ala misma con su nombre y apellidos.

·         Emitidos al portador: cualquiera podrá proceder a su cobro.

·         Los cheques de viaje

¿Qué tiempos tenemos para cobrar un cheque?

·         15 días para los cheques emitidos y pagaderos en España.

·         20 días para los cheques emitidos en Europa y pagaderos en España.

·         60 días para los cheques emitidos en el extranjero y pagaderos en España.

El pagare

Es un documento  escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.

¿Qué interviene en el?

·         El librado: es quien se compromete a pagar

·         El beneficiario o tenedor

·         El avalista: es la persona que garantiza el pago del pagare.

¿Qué datos figura en el pagare?

·         La denominación de pagare

·         El importe de la cantidad a abonar

·         El lugar en el que debe efectuarse el pago

·         El lugar y la fecha de libramiento

·         La firma del deudor

 

Letra de cambio

Documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra, librado, el pago de una determinada de dinero, en una fecha determinada o de vencimiento.

¿Qué intervienen en una letra de cambio?

·         E librador

·         El librado

·         El tomador, portador, tenedor o beneficiario

También pueden intervenir en la circulación de la letra  las siguientes personas:

·         El endosante: es el endosa una letra o la trasmite a un tercero.

·         El endosatario: es aquel en cuyo favor se endosa la letra.

·         El avalista: es la persona que garantiza el pago de la letra

La forma de la letra de cambio

La letra se debe expandir en impreso oficial o timbre emitido por el estado, y su importe estará en proporción  ala cuantía que se refleja en la misma.

Requisitos que debe contener la letra de cambio

Son las siguientes:

·         La orden de pagar una suma determinada

·         Nombre, apellido y dirección del que debe pagar o librado

·         La fecha de vencimiento, la letra puede emitirse:

1.    A fecha fija

2.    A un plazo desde la fecha

3.    A la vista

4.    A un plazo desde la vista

·         Lugar donde el pago debe efectuarse

·         Lugar y fecha en la que se emitido la letra

·         La firma del que gira o emite la letra

·         Etc...

         Forma de rellenar una letra:

·         Lugar de libramiento

·         Importe

·         Fecha de libramiento

·         Vencimiento

·         Designación del tomador

·         Importe

·         Persona o entidad

·         Dirección

·         c.c.c: este espacio esta destinado a anotaciones contables

·         nª de la cuenta

·         Clausulas

·         Nombre  y domicilio del librado

·         Firma, y domicilio del librador

·         Acepto

·         Fecha de la aceptación

·         Firma del aceptable

Avalista: es la persona que se compromete como garante en un préstamo y que asume la responsabilidad del pago en caso de que el titular no haga frente a la deuda o a sus intereses.

Transferencia

Es la operación por medio de la cual se realiza un traspaso de fondos entre dos cuentas bancarias correspondientes a dos titulares distintos o al mismo titular.

Tipos de transferencias:

·         Internas

·         Externas

3 documentos propios de la compraventa

Fases de  un proceso de compra:

·         La empresa solicita información a los posibles proveedores

·         Estudio comparativo de las ofertas recibidas

·         Solicitud de la mercancía

·         Recepción de la mercancía

·         Almacenamiento

·         Pago del importe de  la factura

·         Contabilización del pago

Fases de un proceso de venta:

·         Recepción del pedido por parte del cliente

·         Envío  de la mercancía

·         Elaboración de la factura

·         Cobro de la factura

·         Contabilizar el cobro

3.1 orden de pedido

Es el documento que el comprador envía al vendedor especiando los bienes que desea comprar, su precio, las condiciones de pago , en algunos casos, la fecha y la forma de envió de la mercancía.

Es un documento que no genera ningún registro contable

3.2 factura

Es este modelo formalizan las operaciones de compraventa, por lo que se debe realizar por duplicado, quedándose cada parte con un ejemplar.

Las facturas se pueden redactar en cualquier modelo:

·         Número y serie de factura

·         Nombre apellidos  y domicilio del comprador y vendedor

·         Base imponente, tipo de IVA, cuota de IVA…

·         Lugar y fecha de emisión

Tipos de facturas:

·         Factura completa

·         Factura simplificada

·         Documentos sustitutivos de la factura dentro de estas:

1.    Ventas por menos

2.    Transporte de personas

3.    Servicios telefónicos

4.    Utilización de instalaciones deportivas

5.    Sala de baile, discotecas, videoclub etc...

Emisión de la factura

Los empresarios deben una factura por cada operación cuando el comprador sea un consumidor final.

Conservación de la factura:

·         Facturas de ventas

·         Facturas de compras

Conceptos que influyen en el cálculo de la factura:

Para calcular el importe total de una factura influye una serie de conceptos

Como descuentos, gastos e impuestos.

Orden  lógico de realización de una factura:

·         Calcular el importe bruto

·         Descuentos

·         Gastos o suplidos

·         Base imponible

3.3 el recibo

Es el documento mediante el que la persona que lo elabora y lo da reconoce haber recibido una determinada cantidad de dinero de la persona que acepta el recibo.

El recibo puede ir con membrete o sin membrete, pero siempre tiene que ir firmado, en prueba de conformidad de haber recibido el importe de la deuda.

3.4 justificantes de pago

Es aquel documento que libera al deudor de su obligación de pagó desde la fecha en que consigue en el mismo y por el importe que figure en el, que dando su emisión obligada ante la hacienda publica la entidad emisora del mismo.

Requisitos formales de los justificantes de pago en efectivo

·         Nombre y apellidos, razón social o denominación, numero de identificación.

·         Concepto, importe de la deuda y periodo que se refiere

·         Fecha de cobro

·         Órgano, persona entidad que lo expide

4 Elaboración de la documentación

La actividad comercial exige minuciosamente y organización y en ella se utilizan gran variedad de documentos, tanto en formato papel como en soporte informático.

Los principales documentos relacionados con las operaciones de compraventa son, como ya hemos visto anteriormente, factura, albarán, recibo, cheque, pagare ,etc..

5.1       elementos  y estructura de la documentación comercial

 

 Los documentos comerciales son constancias escritas originales por una transacción

Mercantil tendentes a establecer las relación que existen entre las partes intervinientes, en sus faces, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que desde el punto de vista contable, sirven de base para la anotación en los libros o requisitos de contabilidad.

5.2       orden y archivo de la documentación comercial

 

Es imprescindible que la información y documentación estén correctamente ordenadas y archivadas, de forma que la localización de información sea rápida y eficaz.

Por ejemplo, las facturas se archivan por orden de fechas, los clientes se archivan por orden de alfabético, etc.

Se debe tener un contro9l sobre el funcionamiento del archivo, es decir, periódicamente la empresa debe realizar un análisis de archivo, de forma que , si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga.

Tipos de archivo según su uso:

El archivo activo:

Es que que contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria.

El archivo semi-activo:

Este formado por la documentación e información de baja actualidad y de consulta poco frecuente.

El archivo inactivo:

Es el que de forma definitiva los documentos e informaciones que no tienen actualidad alguna, y su consulta, es prácticamente nula.

Tipos de archivo según su ubicación:

El archivo central: es el lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones de la empresa

En grandes y medianas empresas, el archivo central suele ser el inactivo.

En pequeñas empresas, el archivo central incluye los tres tipos de archivos, semi-activo e inactivo...

Los archivos descentralizados

Son los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones de la empresa

El archivo informativo

En la actualidad el hablar de archivo no solo se hace referencia, al que contiene diferentes documentos sino que también implica el archivo informático

Las empresas posen programas informativos  de los cuales cada uno tiene su copia de seguridad.

Orden y clasificación

Constituyen la base del sistema de archivo empresarial. Sin una clasificación .los datos y las informaciones sobre la empresa serian difícilmente interpretables, no se sabría que posee la empresa ni cuales son sus necesidades.

Para clasificar hay que codificar.

La clasificación alfabética

Ordena la documentación de acuerdo con la secuencia alfabética.

Por ejemplo, si tuviéramos el nombre de una empresa podemos abreviarla si no tienes siglas, o utilizar las siglas si es mas conocida: INEM, SAS, ETC…

La clasificación numérica

Consiste en utilizar números para ordenar los documentos

Así, por ejemplo, un archivador puede llevar un código numérico y su contenido estar clasificado de forma alfabética.

Medios materiales de archivo

Son todos elementos físicos destinados a clasificar y ordenar todos los documentos

·         Medios materiales físicos

·         Medios materiales magnéticos

Una sistemática valida para organizar adecuadamente la documentación puede ser la agrupación de la misma de la siguiente forma:

·         Facturas de proveedores

·         Facturas de clientes

·         Documentos de cajas y  bancos

·         Pedidos de clientes y proveedores

·         Albaranes

·         Faxes recibidos y emitidos

·         Fiscal: impuesto

6 Aplicaciones informáticas para la elaboración y organización de la documentación comercial.

Entre las ventajas que podemos encontrarnos por la utilización de aplicaciones informáticas en los documentos comerciales están:

·         Velocidad en el trabajo

·         Manejo de gran cantidad de información

·         Integración de la información

·         Minimización de costes.

Procesadores de texto

Una importante cantidad de documentos comerciales, como contratos, convenios, citaciones, y escritos diversos, responden a un esquema base donde solo hay que remplazar, apropiadamente, datos identificativos para tener el escrito especifico definitivo.

Hojas de cálculo

Una  hoja de cálculo es un tipo de documento especial que nos permite presentar la información de una manera mas grafica  y que además actualiza los datos automáticamente.

El uso de una hoja de cálculo nos va permitir agilizar taras contables, financieras y matemáticas, entre otras, sin necesidad, de realizar miles de cálculos manuales.

Aplicación de presentaciones

Una aplicación de presentaciones es el software que permite crear, modificar y visualizar presentaciones.

Una presentación es un conjunto de diapositivas clasificadas  con un orden lógico  que permite presentar de forma resumida y organizada los principales pintos de un proyecto ante un determinado público.